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建立現場確認的習慣


中國營銷傳播網, 2020-01-23, 作者: 潘文富, 訪問人數: 10373


  在人際溝通中,現場確認是一個基本動作,不但能確保溝通效率,也是提升自己個人形象的一個加分項目。

  為什么要現場確認?因為這人際溝通的效率沒有我們想象的那么高,現場確認,是提升溝通效率最簡單的辦法。

  一、基本背景。

  1.自己給別人傳遞信息時,或是接收別人給自己傳遞過來的信息時。

  2.可能會存在內容遺漏、理解偏差、張冠李戴、遺忘等情況。

  3.導致信息傳遞的效率降低,耽誤事,或是造成誤會。

  4.甚至會讓對方產生辦事毛躁的負面印象。

  二、為什么要確認。

  1.人際之間的信息傳遞,不一定都是及時、準確、全面的。

  2.在接受外部信息時,先是器官接收(耳朵聽,眼睛看),然后再轉送到大腦里(大腦接收)。但外部的聲音或圖像,在神經傳送的過程中是存在折損的,器官接收到的信息不會百分之百都被傳送到大腦里,再加上自己走神,打岔等干擾因素的影響,又要折損掉一些。

  3.中國From EMKT.com.cn人說話特有的含蓄。諸如說一半留一半,指東說西,正話反說,話里有話等婉轉表達方式,需要對方有著深厚的領悟能力才能完整理解。若是對方社會閱歷不足,對其中深層次的含義也就無法準確理解。

  4.再加上出于溝通雙方各自的角度、文化水平、專業度、利害關系等客觀影響,對信息的關心和理解程度各不一樣,導致對一些自己認為不重要的信息,可能會選擇性過濾。

  5.即便對方說的話自己當時都記住了,但人的記性也沒那么好,說金魚只有七秒的記憶能力,人也好不到哪里去,剛聽到的話,幾秒鐘之后就能忘了。

  6.綜合以上因素,不難看出,這信息傳遞的效率沒有我們想象的那么高,即便是我們認為最靠譜的面對面語言交流,照樣有30%左右的信息遺漏率。

  三、確認方式。

  原因分析說了這么多,說明進行現場確認還是有必要的。最簡單的確認方式,就是在聽到對方所說的話后,請對方再說一遍,或是自己再復述一遍,請對方再次確認一下,看是否有誤。特別重要的信息,還要經過多人(重要崗位的雙人制),多次的反復確認。同時,現場記錄、簽字、拍照、錄音錄像、證明人也屬于確認的范疇。

  在日常生活中,很多場合也會進行確認。例如飯店點菜,點完菜后,服務員會再次復述菜單,進行確認;在醫院輸液前,護士會反復確認患者的姓名、性別、年齡信息,防止搞錯了。

  四、確認跟進。

  1.確認也許不只一次,也許得要第二次第三次的確認。理論上來說,確認次數越多,出錯的概率就越小,這坐汽車坐火車有坐錯了,但坐飛機幾乎沒有上錯飛機的,辦理登機牌確認一次,過安檢確認一次,登機口確認一次,臨上飛機了,還得再確認一次,這四次確認下來,錯誤的概率就很低了。

  2.確認的方式也許是多種形式重疊的。除了現場確認,還有隨后的微信確認、郵件確認、電話確認。

  3.有些確認是需要連續跟進的。例如給對方發送了郵件,首先要告知對方,提醒查收郵件,確認收到郵件以后,還要再確認郵件及附件可否正常打開,以及確認對郵件的完整了解。

  五、確認的價值。

  1.體現出自己嚴謹認真的工作風格,加深別人對自己的正面印象。

  2.防止出現信息傳遞中的遺漏偏差,從而影響工作進程,也是避免后期的修復補辦而帶來的額外成本。

  3.最終,養成現場及時確認的習慣,給工作效率和個人形象帶來雙項加分。

  歡迎與作者探討您的觀點和看法,電子郵件:[email protected]




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潘文富 潘文富:私營業主出身,經營家族經銷商公司十多年,同時在多個著名生產企業歷任銷售經理、市場部經理、培訓師等職,具備經銷商業主和生產企業經銷商管理人員的雙重視角和經歷。研究領域主要集中在經銷商公司的內部管理優化,公司化改造,創新經營策略,營運成本節約,廠商關系優化等方面,擁有全國最大的經銷商課題庫,對經銷商公司所涉及的四百多個課題保持著長期的素材收集和解決方案研究.
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